SISTEM MONITORING DISPOSISI (SIMODIS)

Bermula dari terbitnya UU  20  Tahun  2023  tentang  Aparatur  Sipil  Negara  mengamanatkan bahwa PNS dan PPPK memiliki peran sebagai perencana, pelaksana, dan  pengawas  penyelenggara  tugas  umum  pemerintahan  dan Pembangunan  nasional  melalui  pelaksanaan  kebijakan  dan pelayanan publik yang profesional, bebas dari intervensi politik, serta bersih  dari  praktik  KKN  hal  tersebut  secara  otomatis  menjadi  tugas seorang Aparatur Sipil Negara dalam berinteraksi dengan lingkungan yang  menjadi  wilayah  kerjanya  adalah  melayani,  hal  tersebut  juga tersurat  dalam  konsep  ber  AKHLAK  yang  ditegaskan  Surat  Edaran Menteri  Pendayagunaan  Aparatur  Negara  dan  Reformasi  Birokrasi Nomor  20 Tahun  2021  tentang  Implementasi  Core  Values  dan Employer  Branding  mewujudkan  Aparatur  Sipil  Negara Kelas Dunia 2024.

Keluarnya kebijakan yang  sangat  cepat  menuntut  ASN  untuk  beradaptasi  dan  berinovasi dalam  langkahnya  sebagai  wujud  implementasi  tugas-tugas  yang menjadi tujuan tanggung jawabnya, Peraturan Presiden No 81 tahun 2010  tentang  Grand  Design  Reformasi  Birokrasi  2010  –  2025 serta sesuai dengan Undang Undang 14 tahun  2008  tentang  Keterbukaan  Informasi  Publik.

Dinas Pekerjaan Umum (PU) Kota Semarang memiliki tanggung jawab yang signifikan dalam pengelolaan dan pembangunan infrastruktur kota, termasuk jalan, jembatan, drainase, dan berbagai fasilitas publik lainnya. Selain itu, Dinas PU juga berperan sebagai salah satu ujung tombak pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Dalam pelaksanaan tugas tersebut, diperlukan koordinasi yang baik di berbagai lini, termasuk pengelolaan administrasi surat-menyurat, yang merupakan salah satu elemen penting dalam mendukung kelancaran operasional.

Saat ini, proses pengelolaan surat di Dinas PU Kota Semarang masih menghadapi sejumlah tantangan. Di antaranya adalah alur disposisi surat yang belum terintegrasi secara digital, sehingga menghambat pengiriman surat ke bidang, kepala seksi (kasi), maupun staf yang bertanggung jawab. Hal ini dapat memperlambat pengambilan keputusan serta meningkatkan potensi kehilangan dokumen atau keterlambatan penyelesaian tugas.

Selain itu, masyarakat atau lembaga pengirim surat sering kali mengalami kesulitan dalam memantau status surat mereka. Hal ini berdampak pada kurangnya transparansi layanan dan kepercayaan masyarakat terhadap proses birokrasi yang berjalan. Di sisi lain, pengelolaan agenda kegiatan internal dan eksternal juga belum terintegrasi dengan baik, sehingga berpotensi menimbulkan tumpang tindih jadwal atau kurang optimalnya pelaksanaan kegiatan.

Dinas PU Kota Semarang memandang perlu untuk mengembangkan sebuah Sistem Monitoring Disposisi. Sistem ini dirancang untuk menjawab berbagai tantangan yang dihadapi dengan memanfaatkan teknologi informasi. Sistem ini tidak hanya berfungsi sebagai platform untuk mengelola surat masuk dan proses disposisi, tetapi juga mencakup fitur pelacakan status surat langsung oleh masyarakat dan pengelolaan agenda kegiatan secara terintegrasi, ini yang menjadikan aplikasi ini berbea dengan SRIKANDI dan lainnya.

Dengan adanya sistem ini, diharapkan dapat tercipta efisiensi dalam pengelolaan administrasi surat-menyurat, peningkatan transparansi pelayanan kepada masyarakat, serta pengelolaan agenda kegiatan yang lebih terorganisir. Pada akhirnya, sistem ini akan mendukung Dinas PU Kota Semarang dalam memberikan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat, sekaligus meningkatkan akuntabilitas dan profesionalisme di lingkungan instansi pemerintahan.

Penerapan Sistem Monitoring Disposisi ini juga sejalan dengan upaya pemerintah untuk mendorong implementasi teknologi informasi dalam mendukung tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Dengan berbasis pada sistem yang modern dan terintegrasi, Dinas PU Kota Semarang dapat meningkatkan kinerja organisasi, mendukung keterbukaan informasi, serta menjawab kebutuhan masyarakat akan pelayanan yang cepat, transparan, dan akurat.